Jouw productiviteit verhogen
Om te doen wat je zou moeten doen en zo betere focus te krijgen, betere resultaten te behalen en een mooie groei te realiseren, heb ik hieronder de 5 belangrijkste stappen voor meer productiviteit en levensgeluk uitgelegd. Hiermee krijg je op een eenvoudige manier meer grip op de werkzaamheden die je juist WEL of NIET moet/wilt doen. Ik doe dit aan de hand van de productiviteitspiramide.
Productiviteitspiramide
De productiviteitspiramide bestaat uit vier lagen:
-
Aan de top staan die activiteiten die bijdragen aan optimaal levensgeluk
-
In de tweede laag horen de activiteiten met een hoge financiële waarde
-
In de derde laag de activiteiten met een lage financiële waarde
-
En helemaal onderaan horen de activiteiten die geen of negatieve waarde hebben.
1, Geen of negatieve waarde.
Bij taken met een lage of negatieve waarde zorg je ervoor dat je jezelf tegenwerkt. Dat je wel heel druk bent maar hier eigenlijk helemaal niet verder mee komt. Hier vallen bijvoorbeeld dingen onder als steeds je telefoon checken. En in deze tijd rinkelt, zoemt, trilt, piept de telefoon bij elk bericht (Twitter, Facebook, LinkedIn, Snapchat, Instagram, email, nieuws etc.) . Dit haalt je steeds uit je concentratie en leidt enorm af.
Maar ook het telkens controleren van je e-mails. Of het surfen op internet wat je van het ene onderwerp naar het volgende interessante onderwerp leidt.
Dit soort activiteiten zorgen ervoor dat je steeds afgeleid wordt en niet werkt aan de opbouw van jezelf en je bedrijf, maar juist constant uit je concentratie raakt en focus verliest. Je bent hierdoor wel heel erg druk maar realiseert niet datgene wat echt belangrijk voor je is.
Denk hierbij ook aan het constant blussen van brandjes of het eten van junkfood. Het is vooral re-actief gedrag waar je niet goed over nagedacht hebt.
2. Lage financiële waarde
De tweede laag zijn de activiteiten die heel weinig opleveren en dus een lage financiële waarde hebben. Hierbij kan je denken aan e-mails beantwoorden. Lange vergaderingen. Zaken regelen met betrekking tot je personeel. Je administratie en de kantoor-/bedrijfsinkoop doen (geen handel) of andere dingen doen die veel tijd kosten maar weinig tot niets opleveren.
Het zijn die bedrijfsactiviteiten die binnen iedere organisatie geregeld moeten worden, maar die weinig tot niets opleveren. Zeker als deze activiteiten je niet zo makkelijk afgaan omdat het niet iets is wat je heel graag en gemakkelijk doet.
De onderste twee categorieën van de productiviteitspiramide kun je zien als tijdsverspilling. Ook al zijn het activiteiten die moeten gebeuren, ze leveren per saldo weinig tot niets op. En wat ik zie is dat bij de meeste van ons, een heel groot deel van hun dagelijkse werkzaamheden bestaat uit deze activiteiten.
Wees je tevens bewust dat de gemiddelde Nederlander 42,5 uur vrije tijd heeft per week. Wat doe jij in deze tijd? Waar kies jij voor? Kies voor die activiteiten die in de bovenste categorie thuis horen en waar jij je heel prettig bij voelt.
3. Hoge financiële waarde
De bovenste twee lagen, hoge financiële waarde en optimaal levensgeluk, bestaan uit activiteiten waarmee je zoveel mogelijk bezig wilt zijn omdat dit jou en jouw bedrijf laat groeien en je hier heel gelukkig van wordt. Het sluit aan bij je verlangens en brengt je in een “groeistand”.
Bij hoge financiële waarde kan je denken aan het direct werken met klanten één-op-één in een VIP-traject, maar ook het werken met klanten in een schaalbaar bedrijfsmodel, bijvoorbeeld door middel van online trainingen, een membership model. Of het converteren van klanten via een webinar, een workshop/training of event etc.
Activiteiten met een hoge waarde per uur leveren direct geld op. Dit is dus bijvoorbeeld de uitvoering van betaalde opdrachten en het realiseren van verkopen.
4. Waarde van optimaal levensgeluk
Aan de top van de piramide vind je activiteiten die je de meeste waarde opleveren op lange termijn. Dit heeft vooral te maken met dingen doen, ervaren en beleven waar jij heel gelukkig van wordt. Als ondernemer is datgene doen waar jouw kracht, talent, kennis en kunde ligt vaak iets wat je heel gelukkig maakt. Dus dit hoort ook thuis in deze laag. Je kunt hierbij ook denken aan bijvoorbeeld het ontwikkelen van een nieuw product of je onderneming verkoopklaar maken. Maar hier vallen ook activiteiten als wandelen in het bos of langs het strand, sporten, studeren, mediteren, lezen, gezond en/of uit eten onder. Het zijn die dingen die voor jou als mens belangrijk zijn en waar jij enorm van geniet.
OPGELET:
De activiteiten uit de onderste 2 lagen komen automatisch naar je toe. Het is dus makkelijk, en het voelt als vanzelfsprekend, om hier mee aan de slag te gaan. De e-mails komen automatisch bij je binnen in je inbox. De telefoon rinkelt vanzelf met allerlei vragen en verzoeken. De likes, hartjes triggeren je automatisch om op social media te kijken. Het is datgene wat je gewoontegedrag is geworden. Je hoeft er niet eens over na te denken, het gaat gewoon vanzelf.
Ook de keuze voor fast-food is vaak een re-actieve makkelijke keuzes. Je komt bijvoorbeeld een grote M voorbij rijden en voordat je het weet sta je aan het loket. Het is een snelle en soms verleidelijke keuze, waar je je na afloop meestal niet prettiger door voelt. Aan de ander kant is er de optie om even kort na te denken en te kiezen voor een gezonder en ook heel lekker alternatief. Het voordeel hiervan is dat je je achteraf ook nog heel prettig voelt. Bewustwording hiervan is de eerste stap op weg naar nieuwe gewoontes.
De activiteiten bovenin de piramide moet je zelf bedenken. Hierover dien je vooraf na te denken. Deze komen niet naar je toe, maar moet je zelf proactief initiëren en vormgeven. Hiervoor dien je dus verantwoordelijkheid te nemen en bewust mee aan de slag te gaan.
Je kunt het meest productief zijn als je jouw activiteiten onderin de piramide zoveel mogelijk kunt automatiseren, uitbesteden en/of delegeren, of bepaalde werkzaamheden gewoon stopt, dus te elimineren. Zo realiseer je zoveel mogelijk tijd voor werkzaamheden bovenin de piramide.
Gewoontegedrag is een valkuil en het is vaak moeilijk hier doorheen te breken. Zorg dat je een coach naast je hebt die je stimuleert, inspireert en motiveert om op deze manier te werken. Om je gewoontegedrag te doorbreken en veel effectiever te leven en te genieten!
Samenvattend kunnen we dus concluderen dat de volgende 5 stappen essentieel zijn voor het vergroten van jouw focus en productiviteit (en levensgeluk).
-
Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk werkt aan datgene waar jij goed in bent en wat de meeste waarde oplevert. Dus de activiteiten die hoog in de piramide vallen, want daar ervaar je het meeste levensgeluk en verdien je het meeste geld.
-
Kijk eens heel serieus naar al je activiteiten. Welke activiteiten kun je misschien wel automatiseren, delegeren of elimineren?
-
Bewustwording is de eerste stap. De tweede is het hebben van een duidelijke doelstelling. Daarna is het zaak om op constante basis, actief aan de slag te gaan om nieuw succesvol gewoontegedrag te ontwikkelen.
-
Realiseer jezelf dat je nooit 100% productief kunt zijn. Houd in je planning van al jouw activiteiten altijd rekening met onvoorziene omstandigheden want die zullen er ook altijd zijn.
-
Mensen zijn gewoontedieren en nieuw gedrag aanleren is moeilijk voor ons. Zorg dus dat je iemand naast je hebt die je actief helpt om vanuit jouw identiteit aan de slag te gaan met het werken in de bovenste categorieën. Die jouw kennis en tools aanreikt, inspireert en motiveert om jouw gewoonte- en uitstelgedrag de baas te worden.
