Voor velen van ons kan het een hele strijd zijn om het dagelijkse werk georganiseerd te krijgen. Papieren stapelen zich op, dossiers liggen overal en je e-mail inbox ontploft bijna.
Je hebt overal post-it memo’s van dingen die je nog moet doen en eigenlijk heb je weinig overzicht. Daarbij komt ook ook nog je volle hoofd, waarvan je verwacht dat die je helpt om alles te onthouden wat je nog wilt doen.
Om je doelen te bereiken is productiviteit een belangrijke sleutel
Om productief te zijn heb je overzicht en structuur nodig. Dit vraagt om georganiseerd werken.
Wanneer je steeds meer rommel krijgt, en in een rommelige ruimte werkt dan verlies je aandacht voor datgene waar je aandacht op gericht zou moeten zijn en kunnen je prestaties afnemen.
Om productief te zijn is het dus belangrijk dat zowel je brein en werkwijze, de tijd en je omgeving goed georganiseerd wordt. Dit zorgt voor meer effectiviteit en efficiency, oftewel meer bereiken in minder tijd.
Hieronder tref je tips aan hoe jij beter georganiseerd kunt werken waardoor je productiviteit enorm kan toenemen.
Organiseer je hoofd
Zorg voor genoeg slaap
Als je weleens een slechte nacht heb gehad, dan weet je dat je de volgende dag mentaal veel minder scherp bent. Bij voorkeur slaap je zo’n zeven uur per nacht. Houd hier zoveel mogelijk een vast ritme bij aan en kies het aantal uren slaap dat bij jou past.
Stop met multitasken
Focus op één taak waar je geconcentreerd mee aan de slag gaat en een vaste tijd voor hebt ingepland. Heen en weer gaan tussen allerlei verschillende acties doet niets anders dan onze hersenen vertragen en ons oordeel vertroebelen. Uiteindelijk kan het je concentratievermogen aanzienlijk verminderen en wordt het steeds moeilijker om goede beslissingen te kunnen nemen.
Verminder tussendoor je hersenactiviteit
Neem tussendoor korte pauzes om je hoofd tot rust te brengen. Focus even op je ademhaling zodat je gedachtes even stil gezet worden en je hoofd tot rust kan komen. Een rustig hoofd zorgt voor meer creativiteit en maakt het makkelijker om in oplossingen te denken.
Organiseer je tijd
Bepaal je doelen
Word je bewust van de tijd die er is en wat je ermee kunt doen. Om je tijd effectief te kunnen gebruiken is het helder hebben van je doelen essentieel. Daarna kies je voor de acties die de meeste prioriteit hebben. Dit is een belangrijk vertrekpunt om beter met je tijd om te gaan.
Bepaal je prioriteiten
Op basis van je doelen kies je datgene wat absolute prioriteit dient te hebben.
Geef prioriteit aan die taak die bijdraagt aan je grootste doelen/verlangens en er voor zorgt dat de rest van de taken makkelijker of overbodig wordt.
Plan je prioriteiten
Als je goed weet wat je wilt bereiken en wat je prioriteit dient te geven, dan is het belangrijk om hiervoor tijd te reserveren in je agenda. Bedenk elke dag weer wat voor jou het allerbelangrijkste is in je werk en leven en wat het verschil maakt als je dat ook daadwerkelijk uitvoert. Plan het in en houd je aan deze afspraak.
Organiseer je werkruimte
Houd bij de hand wat je dagelijks nodig hebt
Zorg ervoor dat je die zaken die je dagelijks nodig hebt voor de uitvoering van je taken om je belangrijkste doelen te realiseren, binnen handbereik hebt. Dus neem eens 10 minuten de tijd, en bedenk wat je echt nodig hebt om je werk goed uit te kunnen voeren. Zorg ervoor dat dit binnen handbereik is en de rest kan je opruimen en weggooien.
Ruim al het overbodige op
Besef dat rommel afleiding is. Je bureau en kantoor mag best wat (persoonlijke) spullen bevatten, maar moet vooral ingericht zijn om effectief te kunnen werken. Het verwijderen van niet-essentiële zaken geeft overzicht en maakt je werkomgeving functioneler en productiever.
Werk met een systeem
Stapels papier en dossiers op je bureau of je kantoor zijn een belangrijke valkuil voor afleiding en onrust. In plaats van al je papierwerk te stapelen, dien je dit gelijk te verwerken met behulp van een handig en overzichtelijk systeem. Werk met een systeem dat je overzicht en structuur geeft zoals de RDA-methode. Elke e-mail, elk document of dossier wat er op je bureau komt doe daar iets mee. Je behandelt het gelijk, je bergt het op om later te behandelen, je archiveert het of je gooit het weg.
Organiseer je INBOX
Je e-mail is een postbus en geen actielijst!
Organiseer het op dezelfde manier middels de lege INBOX methode, zoals je ook het papierwerk dient te behandelen. Pas dit systeem ook toe op je digitale bestanden. Zodat alles overzichtelijk is en makkelijk terug te vinden.
Daarnaast is het zinvol om het checken van je e-mail aan banden te leggen. Kies ervoor je e-mail maximaal 2 keer per dag te checken zodat je effectief blijft en niet vervalt in veel tijd verliezen met het checken en reageren op allerlei e-mails.
Organiseer je projecten
Maak een planning
Stop met het werken vanuit een enorme actielijst. Vaak zijn actielijstjes grote verzamellijsten van allerhande acties en projecten zonder duidelijke prioriteiten, met essentiële maar ook niet-essentiële zaken.
Alles wat je te doen hebt op papier zetten is een goede manier om te starten met organiseren, maar niet de manier om vanuit te werken. Het is teveel waardoor je niet meer weet wat je het beste kunt doen, en snel zult vervallen in afleiding en gewoontegedrag. Maak in plaats daarvan een wekelijkse planning die gericht is op de essentie en dus doelgericht is.
Het 10 stappenplan voor het maken van een effectieve weekplanning van Identief, is een handige manier om hiermee te starten. (download het stappenplan voor jouw effectieve weekplanning)
Bepaal je champagnemoment
Bepaal iedere week wat het allerbelangrijkste is dat je die week wilt realiseren. Dit is datgene waarvan jij vindt dat als je dat ook daadwerkelijk bereikt, het de moeite waard is om een fles champagne open te trekken. Dit geeft je een helder einddoel en de benodige tijd hiervoor blok je af in je agenda. Dit doel is datgene wat u die week wilt bereiken, wat zorgt dat al andere taken die je te doen hebt makkelijker worden of wellicht overbodig.
Verdeel je projecten onder in ‘actuele en overige’ projecten
Verdeel je projecten onder in actuele en overige projecten, en houd alleen de actuele projecten direct bij de hand. De actuele projecten zijn die projecten waar je de komende week mee aan de slag gaat.
De overige projecten zijn pas later aan de beurt, de komende maand(en) (tijd). Deze berg je op in een kast.
Concentreer je op de taken in deze projecten die het er het meeste toe doen
Bepaal altijd bij de start van iedere project wat het resultaat is dat je ermee wilt bereiken. Van daaruit bepaal je welke acties er ondernomen moeten worden om dit te bereiken.
Dit geeft visie en je weet hierdoor wat je prioriteit dient te geven en dus als eerste mee aan de slag moet.
Een methode om georganiseerder te werken
De RDA-methode (inclusief de lege INBOX-methode) is een praktisch hulpmiddel om je werk en leven georganiseerd te krijgen. Het helpt je om meer inzicht te krijgen in je prioriteiten en scherpe focus te ontwikkelen.
Het helpt je te verdiepen in jezelf, je werk en leven om zo tot betere resultaten te komen en meer te genieten. Je gaat doen wat het allerbelangrijkste is en echte vooruitgang boeken, terwijl de werkdruk afneemt en je werk en privé leven beter in balans komt.
