Haal meer uit elke dag

Effectieve tijdsbesteding voor ambitieuze ondernemers

Het onderscheid tussen mensen die heel erg succesvol zijn en de rest van ons, is vooral dat zij beter in staat zijn om het maximale uit elke dag en elke situatie te halen. Succes is daarbij vooral het doen van de juiste dingen.
Mensen die erg succesvol zijn, weten dat het belangrijker is om het juiste te doen, zelfs al is dit maar voor een paar uur per dag, dan dagelijks bezig zijn met het voltooien van alle mogelijke taken.

Het afstrepen van taken van je to-do lijstje kan misschien wel heel erg lekker voelen, maar het wil zeker niet zeggen dat je productief bent en met de juiste dingen bezig bent. Het helpt je eerder op weg naar stress en overbelasting zonder succes.

Timemanagement vaardigheden

In deze blog wil ik je laten kennismaken met een aantal tijdmanagementvaardigheden die enkele van de meest succesvolle mensen ter wereld gebruiken om meer gedaan te krijgen. Handige praktische vaardigheden die je helpen om bezig te zijn met die zaken die er elke dag echt toe doen, en je jezelf minder laat leiden door alles wat er dagelijks op je afkomt.

Na het lezen van dit artikel heb je een aantal bruikbare strategieën die je zullen helpen betere resultaten te bereiken in je werk, evenals het verbeteren van je persoonlijke relaties en het ervaren van meer levensgeluk.

Start met het vinden van je One Thing, oftewel je belangrijkste taak

Succesvolle ondernemers weten waarop ze gericht zijn. Of ze het nu hun ONE Thing noemen, hun grootste prioriteit, hun belangrijkste taak of doel, ze hebben een heel helder beeld voor de geest van wat ze willen bereiken, en ze plannen met regelmaat tijd in hun agenda om hieraan te werken.

Het moeilijke is dat dit vraagt om even stilstaan en nadenken. Ons gewoontegedrag is vooral doorwerken, doorrennen want we hebben het zo druk, maar daar kom je niet verder mee.  De meeste bedrijven hebben een cultuur van ‘hard werken’ ten koste van alles. Velen van ons hebben dit als natuurlijk gedrag ontwikkeld waarbij we denken dat dit nodig is voor succes.

Maar dit is niet waar! Alhoewel het misschien wel zo voelt. Om succesvoller met je tijd om te gaan start je met een stapje terugnemen. STOP even met reactief en hyperactief werken en neem eens 30 minuten de tijd om na te denken. Dat kun je effectief doen met onderstaande hulpvragen die je hier heel goed bij helpen.

Deze vragen dien je jezelf, tijdens zo’n reflectiemoment te stellen:

• Wat is mijn belangrijkste taak, mijn One Thing, wat wil ik bereiken, waar wil ik uitkomen?

• Wat is het ware doel van mijn bedrijf?

• Wat is jouw rol om dat doel te bereiken?

• Wat is het ENIGE wat je nu kunt doen om dat doel te bereiken, waardoor al het andere gemakkelijker of onnodig is als u het doet?

• Welke taken op je to-do lijst zijn eigenlijk echt belangrijk? En welke zijn urgent? Welke zijn geen van beide en kunnen worden genegeerd?

• Wat moet je communiceren met jouw team of klanten om de meeste impact te maken met jouw beschikbare tijd?

Nadat je de tijd hebt genomen om na te denken om deze vragen te beantwoorden, weet je wat echt belangrijk is. Daarna kun je aan de slag met de volgende drie belangrijke strategieën voor tijdbeheer waarmee je elke dag effectiever kunt zijn.

1. Bepaal wat prioriteit heeft

Nadat je gereflecteerd hebt op datgene wat je nastreeft, wat het allerbelangrijkste is om te bereiken, ga je verder met de volgende vraag om te bepalen wat je het beste kunt doen.

Wat is het ENIGE dat je kunt doen, zodat al het andere gemakkelijker of onnodig is als je dit doet?

In je bedrijf kan dit betekenen dat je op zoek gaat naar de taken die belangrijke inkomstenbronnen genereren (direct of na verloop van tijd). Naar datgene wat je bedrijf kan laten groeien. Of naar vaardigheden van anderen die je kunt inzetten om meer van je eigen tijd vrij te maken, of om nieuwe kansen te creëren voor jou en je team om te meer te bereiken. Denk steeds na over wat jij kunt doen waardoor je sneller je One Thing bereikt, maar ook wat je tijd bespaart en meer mogelijkheden biedt. Bovengenoemde vraag is hier een heel handig hulpmiddel bij.

2. Vroeg opstaan

De meest succesvolle ondernemers hebben vaak meerdere bedrijven, en toch vinden zij nog tijd om te sporten, tijd door te brengen met het gezin, te lezen en te leren etc.

Wat is hun geheim?

De meeste zeggen dat het allerbelangrijkste wat je kunt doen om een rijk leven op te bouwen, is vroeg opstaan. Of je nu de tijd besteedt aan je top 1 prioriteit in je werk, oefening, sport of meditatie, een uur extra iedere ochtend zal uw dagen en leven veranderen.

Het is niet revolutionair, het is niet flitsend, maar het werkt wel!

Dat extra uur kan je zoveel extra kracht geven dat tegen de tijd dat de rest van de wereld begint, je al een productieve dag hebt gehad.

Of je het uur thuis doorbrengt, rustig werkt of leest voordat het gezin wakker wordt, of rechtstreeks naar kantoor gaat, maakt niet echt uit. Wat belangrijk is, is dat deze super effectieve afleidingsvrije tijd is gericht op je belangrijkste doel. Het is niet het moment om je e-mails en meldingen op sociale media te controleren,  het is de tijd om echt vooruitgang te boeken op iets dat je op een meetbare manier naar je doel zal brengen.

Vaak kan onze belangrijkste taak voor de dag in dit vroege uur worden voltooid. De pure focus die voortkomt uit alleen werken, in de stilte, betekent dat we veel sneller vooruitgang boeken dan normaal. Dit maakt ons vrij om de rest van de dag aan te pakken zoals je zelf wilt, en geeft ons een gevoel van vrijheid en voldoening die anders niet te krijgen is.

3. Plan je kostbare tijd

Om het beste uit onze vroege ochtenden te halen, moeten we leren om prioriteiten te stellen.

Als je op het punt staat een nieuw product te lanceren, is een uur besteden aan het maken van een demo video om de verkoop te verhogen goed besteed. Daartegen is een uur besteden aan het vinden van het goedkoopste hotel om over 2 maanden een training bij te wonen dat niet.

Een mooie analoge vergelijking is de volgende uit het boek, Buck Up, Suck Up… en Come Back When You Foul Up. Hierin wordt het voorbeeld geschetst van leeuwen die hun tijd kunnen vullen met het vangen van veldmuizen, maar de voedingswaarde van muizen is zo laag dat de leeuwen uiteindelijk zullen verhongeren. Leeuwen moeten grote dieren eten, zoals antilopen, om te overleven en te gedijen. Het is moeilijker om een antilope te vangen dan een muis. De leeuw moet gefocust zijn op de grotere taak. Hij zal de rest van de wereld moeten uitschakelen en constant waakzaam moeten zijn. Een antilope zal namelijk een hele familie leeuwen voeden en dat is zijn belangrijkste doel. Wij zijn net als de leeuwen. We moeten leren de taken op laag niveau van ons bord te houden en bezig zijn met de taken die het verschil betekenen, die ons helpen vooruitgang te boeken.

Zorg dus voor duidelijke prioriteiten om te winnen!

Zodra we weten wat onze prioriteiten zijn, kunnen we de juiste hoeveelheid tijd eraan besteden. Tijdbeheer is niet het zoveel mogelijk taken verrichten, het is de kunst om de juiste hoeveelheid tijd aan deze juiste taak te besteden, niet meer en ook niet minder.

Soms duurt een taak waarvan we hadden gedacht dat het ons wel 8 uur werk zou kosten, misschien slechts 2 uur. Effectief tijdbeheer in die situatie gaat over het opnieuw plannen van de rest van de dag en niet onnodig de resterende vijf of zes uur besteden aan het verbeteren van de voltooide taak.

Andere keren weten we uit ervaring dat een taak een hele week in beslag zal nemen. Om hier effectief in te zijn, moet je ervoor zorgen dat je dit ook zo inplant, en niet gaat denken dat het maar drie dagen zal duren, ‘omdat we het eerder hebben gedaan’.

Wees realistisch en aanpasbaar met je tijd. Geef elke taak de tijd die het nodig heeft en verdient. Niet meer, niet minder.

Zo krijg je minder moeite om je tijd goed te beheersen?

Als je het moeilijk vindt om jouw tijd effectief te beheren, kun je de volgende 3 timemanagement strategieën gebruiken om nieuw effectief gedrag aan te leren.

Tijd blokken

Blok elke dag de tijd – zoveel als je nodig hebt – om aan je belangrijkste taak/doel (One Thing) te werken. Kijk vooruit, maak op vrijdagmiddag of op zondag een goede planning op basis van je belangrijkste taken. Op welke dagen van de week ga je eraan werken? Welke uren zullen worden besteed aan je belangrijkste werk om ervoor te zorgen dat het wordt gedaan? Plan het, zet het in je agenda als een afspraak met jezelf en wijk niet af van dit plan! Een handig hulpmiddel om te plannen is het gratis stappenplan voor het maken van jouw effectieve weekplanning. Deze kun je gratis downloaden.

Pomodoro-techniek

De Pomodoro techniek is een manier om je door een lange (moeilijke) taak te loodsen. Je stelt je timer  in op 25 minuten en werkt zonder onderbreking totdat het alarm afgaat. Neem dan een pauze van vijf minuten – haal wat water, loop rond, rek je uit – en doe dit dan opnieuw. Dit zorgt ervoor dat je gefocust blijft op je taak, omdat je een duidelijke deadline (en een pauze) hebt.

 Begin klein

Als je het moeilijk vindt om een groot doel te bereiken, deel het dan op in kleinere delen zodat je stappen zet en succes ervaart. Stel dat je belangrijkste taak voor de komende week is, een lange lijst met warme leads voor je bedrijf te genereren. Dan dien je om die lijst te krijgen, eerst de mensen te vinden met wie je contact wilt opnemen. Je kunt klein beginnen met deze taak door een lijst samen te stellen van 20 mensen die je vandaag wilt bellen. Als je eenmaal succesvol bent met deze ‘dominosteen’, en je hebt deze lijst klaar, kun je makkelijk starten met de volgende ‘dominosteen’. Je bent dan klaar om de telefoon op te nemen en mensen te bellen.

Wil je beter met je tijd omgaan, en je effectiviteit en productiviteit naar het volgende niveau brengen?

Doe dan de productiviteitstest (gratis). Je ontdekt direct waar jij jouw productiviteit kunt verbeteren. Indien gewenst kun je op de jouw uitslag naar ons toesturen en ook nog een persoonlijk advies met handige tips krijgen. Klik hier om toegang te krijgen tot deze test en leer beter om te gaan met je tijd als een echte professional.

Succes!