Als MKB-ondernemer is het essentieel om taken te kunnen delegeren om te kunnen groeien en niet te belanden in de ondernemersvalkuil. Dit is de valkuil, waarbij je steeds harder en meer gaat werken als ondernemer om alle ballen in de lucht te houden. En daardoor steeds meer je eigen tijd inlevert en je leven onder druk komt te staan.
Delegeren is een belangrijke vaardigheid waar ik vandaag dieper op wil ingaan. In de praktijk komt het vaak voor dat gedelegeerde taken telkens weer bij de ondernemer terechtkomen. Waarom gebeurt dit en hoe kun je dit voorkomen? En als het toch gebeurt, wat kun je dan doen om dit in de toekomst te voorkomen? In deze blog geven we waardevolle kennis en tips om taken succesvol over te dragen en meer vrijheid te creëren als ondernemer.
Wat is delegeren?
Delegeren is het proces waarbij iemand verantwoordelijkheden en/of taken overdraagt aan een andere persoon of groep. Het is een essentiële vaardigheid voor ondernemers die willen groeien en niet langer alles zelf willen doen. Door taken te delegeren, kun je efficiënter werken en je tijd en aandacht richten op de belangrijkste taken die jouw expertise vereisen. De taken die je niet langer zelf wilt of zou moeten uitvoeren, draag je over.
Aan de juiste persoon delegeren
Het begint allemaal met het identificeren van de juiste persoon voor de taak, het project of een specifiek bedrijfsonderdeel. Dit kan een medewerker zijn met specifieke vaardigheden of ervaring, of iemand die op zoek is naar een nieuwe uitdaging en zichzelf wil ontwikkelen. Soms kan het herverdelen van taken binnen het team wonderen verrichten. Mensen op de juiste plek met passende uitdagingen en verantwoordelijkheden kan zeer effectief zijn.
Duidelijke verwachtingen
Naast het kiezen van de juiste persoon is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen over wat je voor ogen hebt. Geef ook concrete aanwijzingen over hoe de taak moet worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een gedetailleerde taakomschrijving, een video, een spreadsheet, een schema en/of persoonlijke begeleiding.
Zorg ervoor dat de persoon aan wie je de taak delegeert alle benodigde middelen heeft om de taak succesvol uit te voeren en het gewenste resultaat te behalen.
Vertrouwen en ruimte geven
Een belangrijk onderdeel van het delegatieproces is het verlenen van vertrouwen en het geven van ruimte aan de persoon om de taak op zijn of haar eigen manier uit te voeren. Deze persoon heeft naar verwachting de capaciteiten om dit te doen, anders zou je de taak nooit aan hem of haar moeten delegeren.
Wanneer je taken door anderen laat uitvoeren omdat je ze hebt gedelegeerd, kan dit leiden tot innovatie en verbetering van de processen. Dit is een mooi bijkomend voordeel van delegeren.
Het is echter belangrijk om de voortgang van de taak te volgen, vooral in het begin. Stuur in het begin strakker op de voortgang en evalueer achteraf met de persoon.
Delegeren is een cruciale vaardigheid
Het delegeren van taken is een cruciale vaardigheid voor MKB-ondernemers die streven naar groei en meer vrijheid willen creëren. Het identificeren van de juiste persoon, het stellen van duidelijke verwachtingen en het verstrekken van de nodige middelen zijn belangrijke stappen in het succesvol overdragen van taken. Vertrouwen en ruimte geven aan de persoon om de taak op zijn of haar eigen manier uit te voeren, bevordert innovatie en procesverbetering.
Wat kun jij nu doen om hier mee aan de slag te gaan?
Om taken succesvol te delegeren en de eigen vrijheid als ondernemer te vergroten, is het belangrijk om de volgende stappen te ondernemen:
- Identificeer de juiste persoon: Kijk naar de vaardigheden, ervaring en motivatie van potentiële kandidaten binnen je team of zoek extern naar geschikte kandidaten.
- Stel duidelijke verwachtingen: Communiceer helder over de gewenste resultaten, deadlines en kwaliteitsnormen. Gebruik indien nodig hulpmiddelen zoals taakomschrijvingen, video’s of persoonlijke begeleiding om de verwachtingen te verduidelijken.
- Verschaf de benodigde middelen: Zorg ervoor dat de gedelegeerde persoon alle benodigde middelen heeft om de taak succesvol uit te voeren, zoals toegang tot informatie, tools, training en ondersteuning.
- Verleen vertrouwen en ruimte: Geef de gedelegeerde persoon het vertrouwen en de vrijheid om de taak op zijn of haar eigen manier uit te voeren. Stimuleer innovatie en procesverbetering door open te staan voor nieuwe ideeën en suggesties.
- Volg de voortgang op: Houd regelmatig contact met de gedelegeerde persoon om de voortgang van de taak te volgen. Stuur in het begin strakker aan en geef feedback waar nodig. Evalueer achteraf met de persoon om te leren van de ervaring en eventuele verbeterpunten te identificeren.
Door deze concrete acties toe te passen, kun je taken succesvol delegeren en meer ruimte creëren om je te richten op strategische taken en groei van je MKB-bedrijf.
Vraag de gratis checklist bedrijfsgroei aan.
Veel succes.
Mr. Antoinette Nunes
